Come leggere i piani di HubSpot, Zoho, Pipedrive e Salesforce senza errori

Per confrontare i piani dei CRM più conosciuti, come HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive o Salesforce, non serve memorizzare i prezzi, che cambiano spesso e vanno letti ogni volta sul sito ufficiale: serve un metodo di lettura uguale per tutti. Questa guida ti dà una griglia con cui analizzare qualunque pagina dei prezzi, i punti in cui questi prodotti tendono a differire per struttura e le domande da fare al fornitore. Non riportiamo prezzi, perché non possiamo garantire che siano aggiornati, e non stabiliamo classifiche.

Perché confrontare i prezzi direttamente è fuorviante

Ogni fornitore costruisce la pagina dei prezzi in modo diverso. Alcuni mostrano il prezzo mensile per utente con pagamento annuale; altri il prezzo mensile senza impegno; altri ancora offrono suite con più prodotti, per esempio vendite, marketing e assistenza, con piani separati. Valute, IVA esclusa o inclusa, numero minimo di utenti e funzioni incluse variano. Confrontare il numero più basso di ogni pagina porta quasi sempre a una scelta sbagliata.

Le quattro strutture di piano più comuni

I principali prodotti usano combinazioni di queste strutture, con nomi dei livelli che cambiano nel tempo. La regola è guardare la tabella di confronto delle funzioni di ogni livello.

Griglia di lettura in sette punti

Applica questa griglia a qualsiasi prodotto e compilala in un foglio, una riga per prodotto.

1. Prezzo per utente e periodo di fatturazione: mensile o annuale, in quale valuta, IVA esclusa o inclusa.
2. Numero minimo di utenti e tipo di utenti (completi, limitati, sola lettura).
3. Limiti di contatti, aziende e trattative.
4. Automazioni: quante e di che tipo, e se includono assegnazione attività, email, campi aggiornati.
5. Report e dashboard: standard o personalizzabili, quanti.
6. Integrazioni: posta, calendario, firma elettronica, fatturazione, sito web, e se sono incluse o a parte.
7. Dati e conformità: ubicazione dei dati, accordo di trattamento, certificazioni dichiarate, assistenza in italiano.

Dove i prodotti tendono a differire

Senza entrare nei prezzi, è utile conoscere le differenze di impostazione più ricorrenti, da verificare sul sito di ciascun fornitore.

• Prodotti nati dal marketing: il piano gratuito include spesso strumenti per contatti, moduli e email; i costi crescono con i contatti e con le funzioni di marketing, più che con le funzioni di vendita.
• Prodotti nati per la vendita: la pipeline visiva e la gestione delle attività sono centrali; i costi crescono soprattutto con gli utenti e con le automazioni.
• Suite di dimensioni enterprise: grande configurabilità, ma costi di avvio e competenze richieste più alti; per una piccola impresa spesso eccedono le esigenze.
• Prodotti con edizioni a livelli: includono una edizione gratuita o economica per pochi utenti e edizioni via via più ricche; occorre capire in quale edizione si trovano le funzioni che usi.

Queste sono tendenze generali, non giudizi: ogni fornitore aggiorna offerta e piani con frequenza.

Esempio di tabella di confronto compilata (illustrativa)

I dati sono inventati a scopo didattico e non rappresentano alcun prodotto reale.

Il prodotto X costa meno ma copre solo tre funzioni indispensabili su cinque. Se per le altre due serve un modulo aggiuntivo, il confronto va rifatto. Per il calcolo usa il calcolatore del costo annuo.

Domande da porre al fornitore prima di acquistare

• Quali funzioni di questo livello hanno limiti d'uso e quali sono?
• Il prezzo comprende tutte le integrazioni che ho elencato?
• Quanto costa passare al livello successivo e con quali condizioni?
• Posso esportare tutti i dati in formato standard e senza costi?
• Dove sono ospitati i dati e quale società è titolare del contratto?
• Mi fornite un accordo di trattamento dei dati conforme all'articolo 28 del GDPR?
• Qual è il preavviso per la disdetta e come funziona il rinnovo?

Dopo la lettura: prova pratica

Scegli due o tre candidati e provali con lo stesso scenario: 20 contatti reali, una pipeline con le tue fasi, due automazioni semplici, un report. Confronta il tempo che serve per riprodurre lo scenario e la qualità dei risultati. Per una scelta ordinata usa la guida ai criteri di scelta e la checklist. Per capire i modelli di prezzo in generale, leggi la guida sui modelli di prezzo.

Quando consultare un professionista

Se il contratto è con un fornitore extra UE, o prevede dati sensibili o grandi volumi, fai verificare dal consulente privacy l'accordo di trattamento e i trasferimenti dei dati. Per i costi, parla con il commercialista.

Domande frequenti

Dove trovo i prezzi aggiornati?

Solo sul sito ufficiale del fornitore, nella pagina dei prezzi, o in un preventivo scritto. Siti terzi possono essere obsoleti.

I nomi dei piani sono uguali tra i prodotti?

No, e cambiano anche nel tempo. Confronta le funzioni incluse, non i nomi dei livelli.

Un piano più costoso è sempre migliore?

No. Per una piccola impresa il livello più basso che copre le funzioni indispensabili è spesso la scelta più sensata.

Meglio chiedere un preventivo?

Per piattaforme configurabili o per più di una manciata di utenti sì: il preventivo scritto fissa moduli, prezzi e condizioni.

Fonti ufficiali

• Garante per la protezione dei dati personali — responsabile del trattamento e trasferimenti di dati.
• AGCM - Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato — tutela da pratiche commerciali scorrette.
• European Data Protection Board — indicazioni europee su trasferimenti e responsabili.