Esportare e importare contatti in CSV: preparazione dei dati per il CRM
Come preparare un file CSV per importare contatti in un CRM: colonne, codifica, duplicati, telefoni, campi unici, consensi e controlli prima e dopo l'importazione.
Per importare contatti in un CRM senza problemi devi preparare il file prima: una riga per record, una colonna per campo, intestazioni chiare, codifica UTF-8, telefoni e indirizzi email in formato uniforme, un identificatore unico per evitare duplicati e una colonna per consenso, data e fonte. Il file CSV è il formato più accettato dai CRM e l'unico quasi sempre disponibile in esportazione, quindi vale la pena imparare a gestirlo bene.
Cos'è un CSV e perché crea problemi
Un file CSV è un testo con i valori separati da un delimitatore, in Italia di norma il punto e virgola, perché la virgola è il separatore decimale; in altri contesti il delimitatore è la virgola. Excel in versione italiana salva spesso con il punto e virgola, mentre molti CRM si aspettano la virgola, e l'importazione può spostare tutti i dati in una sola colonna. I problemi più comuni sono:
| Problema | Sintomo | Rimedio |
|---|---|---|
| Delimitatore diverso | Tutti i dati in una colonna | Scegli il delimitatore corretto in importazione o salva con quello richiesto |
| Codifica non UTF-8 | Lettere accentate sostituite da simboli strani | Salva come "CSV UTF-8" |
| Zeri iniziali persi | Il CAP 00100 diventa 100 | Formatta la colonna come testo prima di salvare |
| Telefoni convertiti in numeri | Il prefisso +39 scompare o il numero diventa notazione scientifica | Formatta come testo, usa un formato uniforme |
| Date in formati misti | Il 03/04 viene letto come marzo o aprile | Usa il formato AAAA-MM-GG |
| Virgole o a capo dentro le celle | Righe spezzate | Racchiudi le celle tra virgolette o rimuovi gli a capo |
Esportare i dati dal vecchio sistema
Quando esporti, scegli tutti i campi, comprese le colonne tecniche come l'identificativo interno del record e le date di creazione, che servono a mantenere le relazioni. Esporta ogni oggetto in un file separato: contatti, aziende, trattative, attività. Controlla il numero di righe del file rispetto a quello mostrato nel sistema. Se l'esportazione ha un limite di righe, ripeti per fasce di date o per filtri. Conserva una copia originale intatta in una cartella sicura e lavora sempre su una copia.
Preparare il file: la pulizia in sei mosse
- Rimuovi i duplicati. Ordina per email, poi per telefono, poi per ragione sociale più nome, e valuta i doppioni. Decidi quale record tenere e unisci le informazioni utili.
- Normalizza i telefoni. Scegli un formato, per esempio con prefisso internazionale +39 e numero senza spazi, e applicalo a tutta la colonna.
- Normalizza le email. Tutte in minuscolo, senza spazi, e verifica indirizzi palesemente errati, come quelli privi di chiocciola o con domini scritti male.
- Uniforma i valori di elenco, come provincia, fonte, settore: una sola scrittura per ogni valore.
- Separa i campi composti: nome e cognome, via e numero civico, CAP e città.
- Elimina i record che non hai ragione di conservare: contatti senza alcun legame, non più attivi, senza base giuridica.
La mappatura delle colonne
Quasi tutti i CRM, durante l'importazione, mostrano una schermata che associa le colonne del file ai campi del sistema. Per evitare errori:
- usa intestazioni uguali ai nomi dei campi del CRM, quando possibile, per attivare l'abbinamento automatico;
- crea in anticipo i campi personalizzati che ti servono;
- importa prima le aziende, poi i contatti, poi le trattative, per mantenere i collegamenti;
- usa un identificatore unico, come l'email per i contatti o la partita IVA per le aziende, come chiave di abbinamento e aggiornamento.
I dati sui consensi
Il file deve contenere, per ogni contatto con cui fai marketing, tre informazioni: se il consenso è stato dato, la data e la fonte, per esempio modulo del sito, fiera o modulo cartaceo. Senza queste informazioni non puoi dimostrare la liceità dei trattamenti basati sul consenso. Se nel vecchio sistema non sono registrate, non inventarle: segna i contatti come senza consenso verificato e usali solo per comunicazioni legate al rapporto contrattuale. Approfondisci nella guida su CRM e GDPR e in quella sulle automazioni email.
Importazione di prova e controlli
Prima dell'importazione completa, prepara un file di prova di 50 righe che comprenda i casi particolari: caratteri accentati, aziende con più contatti, telefoni esteri, campi vuoti. Dopo l'importazione verifica:
- il numero di record creati rispetto a quelli del file;
- le relazioni tra contatti e aziende;
- le lettere accentate;
- le date;
- che non siano stati creati duplicati;
- che i campi dei consensi siano valorizzati.
Se trovi errori, elimina i record di prova, correggi il file e ripeti. Molti CRM permettono di annullare un'importazione entro un certo periodo o di cercare i record per data di creazione: verifica prima come cancellare un'importazione sbagliata.
Esempio di struttura di un file di contatti
| nome | cognome | azienda | telefono | origine | consenso_marketing | data_consenso | fonte_consenso | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| m.rossi@esempio.it | Marco | Rossi | Rossi Impianti Srl | +390612345678 | sito | si | 2025-03-12 | modulo sito |
| l.bianchi@esempio.it | Laura | Bianchi | Studio Bianchi | +393331234567 | passaparola | no |
I dati dell'esempio sono inventati.
Sicurezza dei file
Un file CSV con i dati dei clienti è un archivio di dati personali: non lasciarlo nella cartella Download né inviarlo per email non protetta. Conservalo in una cartella con accesso limitato, usa un archivio cifrato quando lo devi trasferire e cancellalo quando l'importazione è verificata e hai l'esportazione finale al sicuro. In caso di perdita o accesso non autorizzato, valuta con il tuo consulente se ricorra l'obbligo di notifica di una violazione dei dati.
Quando consultare un professionista
Se hai decine di migliaia di record, relazioni complesse o dati sensibili, o se la migrazione tocca i consensi di una lista di marketing consistente, affidati a un consulente tecnico e a un consulente privacy. Per il piano generale del passaggio rimanda alla guida sulla migrazione.
Domande frequenti
Meglio CSV o Excel per importare?
Quasi tutti i CRM accettano entrambi, ma il CSV è più prevedibile. Se usi Excel, salva come CSV UTF-8 prima dell'importazione.
Come evito i duplicati?
Usa un campo unico come chiave, per esempio l'email, e scegli l'opzione di aggiornamento dei record esistenti invece della creazione. Ripulisci il file prima.
Posso importare contatti acquistati?
Dal punto di vista della protezione dei dati è un rischio elevato: devi poter dimostrare che i contatti hanno dato un consenso valido per le tue finalità. Consulta un esperto prima di usarli per il marketing.
Come gestisco i telefoni esteri?
Usa il formato internazionale con il prefisso, per esempio +49 per la Germania, in una colonna di testo, così non vengono alterati.
Fonti ufficiali
- Garante per la protezione dei dati personali — liceità del trattamento, consenso, misure di sicurezza e violazioni dei dati.
- Agenzia per la cybersicurezza nazionale — buone pratiche di sicurezza informatica.
